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Archivierung & Digitalisierung von Bauakten
Die langfristige Archivierung von Bauakten, Architekturplänen und technischen Zeichnungen stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Papierdokumente altern, benötigen Platz und sind im Arbeitsalltag oft nur schwer zugänglich.
Wir digitalisieren:
Bauakten und Projektunterlagen
Wir digitalisieren:
CAD-Ausdrucke und Großformate
Wir digitalisieren:
Architektur- und Bestandspläne
Wir digitalisieren:
historische Zeichnungen
Wir kennen uns bestens mit alten Akten aus.
Strukturierte Datenaufbereitung
Digitalisierung bedeutet mehr als nur Scannen. Wir übernehmen auf Wunsch:
Sortierung und Strukturierung nach Projekt
ine durchdachte Projektstruktur ist die Grundlage für ein funktionierendes digitales Archiv. Wir ordnen Ihre Bauakten, Pläne und Dokumente systematisch nach Projekten, Bauabschnitten oder individuellen Vorgaben.
Dabei berücksichtigen wir bestehende Ordnerstrukturen oder entwickeln gemeinsam mit Ihnen eine neue, zukunftssichere Systematik. So bleiben auch umfangreiche Bestandsarchive übersichtlich und effizient nutzbar.
PDF/A-Archivformat für Langzeitarchivierung
Für die rechtssichere und dauerhafte Speicherung setzen wir auf das international anerkannte PDF/A-Format. Dieses Format ist speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt worden und stellt sicher, dass Dokumente auch in vielen Jahren noch unverändert lesbar bleiben.
Alle relevanten Inhalte wie Schriften, Farben und Layouts werden vollständig eingebettet, sodass keine externen Abhängigkeiten entstehen.
Dateibenennung nach Vorgabe
Eine einheitliche und nachvollziehbare Dateibenennung spart Zeit und verhindert Verwechslungen. Wir benennen Ihre Dateien nach klar definierten Kriterien – zum Beispiel nach Projektname, Planstand, Datum, Gewerk oder Plannummer.
Individuelle Namenskonventionen Ihres Unternehmens werden selbstverständlich berücksichtigt. Dadurch lassen sich Dokumente später schnell auffinden und eindeutig zuordnen.
Digitalisierung mit Texterkennung (OCR)
Wir digitalisieren Ihre Bauakten und Dokumente nicht nur als Bilddatei, sondern mit moderner OCR-Texterkennung.
Dadurch entstehen durchsuchbare PDF-Dateien, in denen Begriffe, Projektnummern oder Planbezeichnungen direkt gefunden werden können.
Das erleichtert die Recherche in großen Archivbeständen und macht Ihre digitalen Unterlagen effizient nutzbar.
Datenspeicherung auf Wunschmedien oder gesicherte Übergabe
Nach Abschluss der Digitalisierung stellen wir Ihre Daten in dem gewünschten Format und auf dem gewünschten Medium bereit.
Ob verschlüsselte Datenübertragung, externe Festplatte, USB-Datenträger oder Integration in Ihre bestehende Serverstruktur – wir passen die Übergabe an Ihre internen Anforderungen an. Auf Wunsch erfolgt die Datenbereitstellung selbstverständlich unter Einhaltung aktueller Sicherheitsstandards.
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Vorteile der digitalen Archivierung
Platzersparnis in Büro und Archiv
Platzersparnis in Büro und Archiv
Papierarchive benötigen wertvollen Raum – sei es im Büro, im Keller oder in externen Lagerräumen. Durch die Digitalisierung Ihrer Bauakten und Pläne reduzieren Sie physische Lagerflächen erheblich.
Aktenschränke und Planarchive können auf ein Minimum reduziert werden. Das schafft Platz für produktive Arbeitsbereiche und senkt langfristig Lager- und Mietkosten.
Schutz vor Verlust, Feuchtigkeit oder Beschädigung
Papierdokumente sind empfindlich gegenüber Feuchtigkeit, Feuer, Verschleiß oder unsachgemäßer Lagerung. Ein Wasserschaden oder Brand kann ganze Archive zerstören.
Digitale Archivierung schützt Ihre wichtigen Unterlagen vor solchen Risiken. Mehrfach gesicherte Datensätze bieten ein deutlich höheres Maß an Sicherheit und Bestandsschutz.
Schneller Zugriff auf Dokumente
Gedruckte Pläne müssen gesucht, ausgehoben und oft manuell transportiert werden. Digitale Dokumente hingegen sind innerhalb von Sekunden verfügbar.
Mit einer strukturierten Ablage können Sie Baupläne, Bestandsunterlagen oder alte Projektstände sofort aufrufen – unabhängig davon, ob Sie im Büro, auf der Baustelle oder im Homeoffice arbeiten.
Einfache Weitergabe an Projektpartner
Digitale Bauakten lassen sich unkompliziert per gesicherter Datenübertragung teilen. Projektbeteiligte wie Architekten, Fachplaner oder Behörden erhalten sofort Zugriff auf die benötigten Unterlagen – ohne Kopier- oder Versandaufwand.
Das beschleunigt Abstimmungsprozesse und reduziert organisatorischen Aufwand erheblich.
Rechtssichere Langzeitarchivierung
Gerade im Bauwesen gelten lange Aufbewahrungsfristen. Digitale Archivierung im geeigneten Format – beispielsweise als PDF/A – ermöglicht eine dauerhafte und revisionssichere Speicherung Ihrer Dokumente.
So erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben und stellen sicher, dass wichtige Unterlagen auch nach vielen Jahren vollständig und lesbar verfügbar sind.